Managemen Perkantoran

Manajemen Perkantoran 

 Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management).

Manajemen perkantoran digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencataatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data maupun informasi. Managemen perkantoran merupakan perencanaan, pengawasan, dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Ruang lingkup managemen perkantoran:

a. Pegawai kantor

b. Biaya - biaya perkantoran

c. Prosedur

d. Metode

Kegiatan administrasi:

a. Menghimpun

b. Mencatat

c. Mengolah

d. Menggandakan

e. Mengirim

f. Menyimpan

  

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
1. Aktivitas Kantor
Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi fungsi seorang manajer kantor.

Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas- aktivitas yang berhubungan dengan.

• a. Perencanaan perkantoran (Office Planning)
• b. Pengorganisasian perkantoran (Office Organizing)
• c. Pengawasan perkantoran (Office Controling)

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:

1. Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung
2. Tata suara
3. Tata warna
4. Tata ruang kantor
5. Ventilasi
6. Penerangan/cahaya
7. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
8. Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor
9. Anggaran (Budgeting) perkantoran

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.

c. Pengawasan Perkantoran
Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

1. Kualitas pekerjaan kantor
2. Waktu pekerjaan kantor
3. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
4. Biaya perkantoran
5. Alat perlengkapan dan perabotan kantor
6. Pelayanan kantor
7. Pengawasan dokumentasi.

2. Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya.

Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud di sini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu:

a. Lokasi
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:

1. Faktor lingkungan tetangga.
2. Faktor dekat.
3. Faktor harga.
4. Faktor dekat labour market.
5. Faktor jalan keluar masuk pegawai.
6. Faktor keamanan.

b. Gedung

1. Dapat memberikan fasilitas.
2. Menjamin kesehatan
3. Berkesan yang baik.
4. Fleksibel.
5. Keseimbangan biaya keuntungan.

c. Peralatan
    Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:

1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor,  khusus untuk  menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.
2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
3. Interior
   Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.
4. Mesin-mesin Kantor
   Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin- mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.